تجزيه و تحليل شغل از خانمها شاقلانی و احمد زاده

تعرفه تبلیغات در سایت
عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس
عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس
عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس
عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس
عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس عنوان عکس

موضوع: تجزيه و تحليل شغل

 

 

گردآورنده : خانمها صفوراشاقلاني و پريسا احمدزاده

گروه E

 

مقدمه: در هر سازمان، فعاليت هايى وجود دارد كه بايستى براى سهولت پيشبرد آنها به اداره ها و واحدها و پست ها و وظايف كوچك تقسيم شود تا فعاليت ها با كارآيى بيشترى انجام گردد و امر كنترل به راحتى صورت گيرد. كوچك ترين واحد كار كه وظايف مشابه در آن جمع مى شود شغل ناميده مى شود. در واقع شغل عبارت است از گروهى وظايف كه از نظر نوع و سطح پيچيدگى با هم مشابه اند. با توجه به آن، تجزيه و تحليل شغل به دنبال تعيين وظايف مشاغل و خصوصيات انسانى مورد نياز براى انجام آن مشاغل در يك سازمان مى باشد؛ بنابراين تجزيه و تحليل شغل، روش ها و رويه هايى است كه از طريق آن، وظايف و مسؤوليت هاى شغل، شرايط كارى شغل و رابطه اش با مشاغل ديگر و همچنين دانش و مهارت هاى مورد نياز براى انجام شغل مشخص مى گردد.

تجزيه و تحليل شغل در سه موقعيت انجام مى گردد

  1. هنگامى كه سازمان ايجاد مى شود درواقع تجزيه و تحليل شغل، براى اولين بار صورت مى گيرد.
  2. هنگامى كه مشاغل جديد ايجاد و توسعه داده مى شود.
  3. هنگامى كه مشاغل بر اثر تكنولوژى جديد، روش ها يا سيستم هاى جديد، تغييرات قابل ملاحظه اى داشته باشند.

از طريق تجزيه و تحليل شغل، واقعيت هاى مربوط به مشاغل آنچنان كه هست جمع آورى و تجزيه و تحليل و ثبت مى گردد. اطلاعات حاصل از طريق تجزيه و تحليل شغل در ابتدا براى تدوين شرح شغل و شرايط احراز شغل، مورد استفاده قرار مى گيرد. قبل از توضيح آنها به شرح اهميت و نقش تجزيه و تحليل شغل در انجام وظايف مديريت منابع انسانى مى پرداريم.

تجزيه و تحليل شغل، اساسى ترين ابزار مديريت منابع انسانى

اطلاعاتِ به روز و دقيق از ويژگى هاى مشاغل و توانايى هاى انسانى مورد نياز براى هريك از مشاغل در انجام وظايف مديريت منابع انسانى حائز اهميت زيادى است و بدون آن، امكان صحيح انجام وظايف مديريت منابع انسانى نمى باشد. متأسفانه تجزيه و تحليل شغل اغلب براى اهداف جزئى مثل پرداخت حقوق و مزايا، بدون توجه به كاربردهاى وسيع آن در انجام وظايف مديران يك سازمان انجام مى شود. انجام وظايف مديران يك سازمان به ويژه مدير منابع انسانى تحت تأثير مستقيم اطلاعات تجزيه و تحليل شغل است.

اطلاعات حاصله از طريق اين ابزار مهم، مديران را در امر سازماندهى و طراحى سازمان كمك مى كند، زيرا تجزيه و تحليل شغل، روابط بين مشاغل و مسؤوليت هاى سطوح مختلف سازمانى را مشخص مى كند. در برنامه ريزى نيروى انسانى و كارمنديابى و انتخاب، يك جنبه مهم، تعيين ويژگى ها و شرايط احراز مشاغل است. اين مهم از طريق تجزيه و تحليل شغل صورت مى گيرد و بدون داشتن اطلاعات مربوط به توانايى هاى انسانى مورد نياز در انجام مشاغل، برنامه ريزى نيروى انسانى به طور صحيح صورت نمى گيرد. در تدوين برنامه هاى آموزش و توسعه، يك مرحله مهم، تعيين نيازهاى آموزشى مى باشد. نيازهاى آموزشى به مدد تجزيه و تحليل دقيق مشاغل و تعيين شرايط احراز آنها حاصل مى گردد.

تجزيه و تحليل شغل به مديران در پرداخت مناسب و متعادل حقوق و مزايا كمك هاى شايانى مى كند، زيرا از طريق آن، وظايف و مسؤوليت ها و مهارت ها و توانايى هاى انسانى مورد نياز مشاغل مشخص مى گردد و اين مهم منجر به تعيين ارزش نسبى مشاغل مى شود. تعيين ارزش نسبى مشاغل در سازمان، مهم ترين عامل در پرداخت و حقوق و مزاياى متعادل است.

در تدوين برنامه هاى ايمنى و سلامتى، اطلاعات حاصل از تجزيه و تحليل شغل مورد استفاده قرار مى گيرد، زيرا تجزيه و تحليل شغل، شرايطى كه كار در آن انجام مى شود، خطرها و بيمارى هاى احتمالى وظايف را بررسى مى كند. براى ايجاد محيط امن و پيش گيرى از خطرها و بيمارى هاى شغلى، اطلاعات مذكور حياتى است.

در ارزيابى عملكرد بايد نحوه انجام كار كاركنان مورد بررسى قرار گيرد. در شرح شغل، وظايف و مسؤوليت هاى مربوط به شغل تشريح مى شود. در فرآيند ارزيابى عملكرد، بررسى مى گردد كه آيا كارمند، وظايف درج شده در شرح شغل را با كيفيت مورد نظر انجام مى دهد يا خير؛ بنابراين فرآيند ارزيابى عملكرد بدون استفاده از تجزيه و تحليل شغل به طور صحيح صورت نمى گيرد. در انجام تحقيقات منابع انسانى اطلاعات حاصل از تجزيه و تحليل شغل مفيد واقع مى گردد، براى مثال در بررسى و شناسايى كاركنان موفق و غيرموفق، در بررسى علل بروز حوادث، در بررسى ميزان رضايت شغلى و امثال آنها، اطلاعات موجود در شرح شغل و شرايط احراز مؤثر مى باشد. تدوين و اجراى برنامه هاى پرورش زندگى شغلى نيز از طريق كسب اطلاعات دقيق در مورد وظايف و شرايط احراز آنها امكان پذير مى گردد، زيرا در برنامه هاى مذكور، خصوصيات مشاغل بايد با توانايى هاى كاركنان مقايسه گردد.

در اتخاذ تصميمات مربوط به ترفيع، انفصال، جابه جايى ها اطلاعات مذكور مورد استفاده مى باشد. بنابراين تجزيه و تحليل شغل مهم ترين ابزار مديران در انجام وظايف مى باشد.

مراحل تجزيه و تحليل شغل

براى انجام دقيق تجزيه و تحليل شغل يك سلسله اقدامات اساسى بايد انجام گردد، اين اقدامات و مراحل به شرح زير است:

  1. تعيين نوع استفاده از اطلاعات تجزيه و تحليل شغل :

از آن جايى كه اطلاعات تجزيه و تحليل شغل كاربردهاى متعددى در سازمان دارد، با مشخص كردن نوع استفاده آن، انتخاب روش جمع آورى اطلاعات با كارآيى بيشتر صورت مى گيرد، زيرا جمع آورى اطلاعات و روش آن تا حد زيادى تحت تأثير كاربردى است كه مديران سازمان، خواهان آن هستند. روش هاى جمع آورى اطلاعات در قسمت بعدى توضيح داده مى شود.

  1. تهيه و تأمين اطلاعات مبنايى :

اطلاعات مبنايى كه مورد استفاده تجزيه و تحليل شغل مى باشد، مانند نمودار سازمانى، نمودار فرآيند انجام مشاغل و شرح شغل هاى قبلى بايد تهيه و جمع آورى گردد. نمودار سازمانى ارتباط بين مشاغل را در سازمان نشان مى دهد، عنوان هر پست را مشخص مى كند و به وسيله خطوط معين، نحوه گزارش دهى و ارتباطات بين پرسنل و واحدها را نشان مى دهد. نمودار فرآيند انجام مشاغل، اطلاعات معينى را در مورد جريان امور تأمين مى كند. نمودار فرآيند در ساده ترين شكل خود، جريان داده ها و ستاده هاى مشاغل مورد مطالعه را نشان مى دهد. نهايتاً تهيه شرح شغل هاى قبلى مى تواند نقطه شروع خوبى براى تجزيه و تحليل مشاغل قرار گيرد، زيرا اطلاعات موجود از شرح شغل هاى قبلى مى تواند در اين امر كمك هاى درخورى به ما بكند.

  1. انتخاب مشاغل نمونه و كليدى كه بايد مورد تجزيه و تحليل قرار گيرد :

درصورتى كه مشاغل مشابه در سازمان زياد و تجزيه و تحليل همه آنها زمان بر باشد. بايد مشاغلى به عنوان نماينده و نمونه اى از كل انتخاب گردد. تا از هزينه و زمان انجام اين كار كاسته شود.

4 جمع آورى اطلاعات و تجزيه و تحليل شغل :

در اين مرحله اطلاعات مربوط به فعاليت هاى شغلى، مسؤوليت ها، شرايطكارى، قابليت هاى انسانى مورد نياز مانند مهارت ها، توانايى ها و تجربه ها جمع آورى مى گردد؛ براى انجام آن از روش هاى تجزيه و تحليل شغل استفاده مى شود.

  1. بازبينى اطلاعات با شاغلين :

تجزيه و تحليل شغل، اطلاعاتى را در مورد ماهيت وظايف مشاغل تأمين مى كند. اين اطلاعات بايد با شاغلين وظايف و سرپرست بلافصل آنها در ميان گذاشته شود تا اصلاحات مورد نياز صورت گيرد. درواقع مميزى اطلاعات با شاغل و سرپرست، منجر به تصحيح و تكميل اطلاعات شغلى مى گردد و در نهايت بايد مورد تأييد محقق، شاغل و سرپرست آن قرار گيرد.

  1. تدوين شرح شغل و شرح شرايط احراز مشاغل :

در بسيارى از موارد نتيجه نهايى تجزيه و تحليل مشاغل، تدوين شرح شغل و شرح شرايط احراز مشاغل مى باشد؛ در اين جا به شرح هركدام از آنها پرداخته مى شود.

تدوين شرح شغل

شرح شغل، بيان مكتوب از آنچه شاغل انجام مى دهد، نحوه انجام شغل و دليل انجام آن مى باشد. يك شكل عمومى براى شرح شغل، شامل عنوان شغل، وظايفى كه انجام مى شود، جنبه هاى مشخص شغل و اختيارات و مسؤوليت شغل مى باشد. اين موارد به طور خلاصه به صورت زير ثبت مى گردد:

الف) عنوان شغل؛

ب) شرح خلاصه اى از شغل يا تعريف آن؛

پ) شرح نمونه وظايف، مسؤوليت ها و شرايط كارى.

با توجه به اطلاعات كسب شده از شغل بايد عنوان نسبتاً دقيقى براى شغل به دست آيد، به طورى كه اين شغل را از ساير مشاغل متمايز كند. علاوه بر عنوان شغل، خلاصه اى از شغل كه ارائه دهنده يك مفهوم كلى از هدف، ماهيت و حدود وظايف باشد، آورده مى شود. همچنين چند نمونه از وظايف مهم شغل و مسؤوليت هاى آن بايد قيد گردد.

تدوين شرح شرايط احراز

از ديگر موارد استفاده اساسى از تجزيه و تحليل شغل، تدوين شرايط احراز مشاغل است. شرايط احراز، شامل حداقل قابليت هايى است كه شاغل بايد داشته باشد يا بتواند شغل مورد نظر را به نحو مطلوب انجام دهد. درواقع شرح شرايط احراز، شامل تحصيلات و معلومات، مهارت ها، تجربه و توانايى هاى فيزيكى لازم براى تصدى شغل و انجام مطلوب وظايف آن مى باشد.

بنابراين شرح شغل به تشريح وظايف، مسؤوليت ها و شرايط كارى كه در يك شغل وجود دارد مى پردازد. اما در شرايط احراز، شرح ويژگى ها، مهارت ها و قابليت هاى انسانى ضرورى كه شاغل بايستى براى تصدى شغل دارا باشد، درج مى گردد. در عمل، شرح شغل و شرايط احراز توأمان صورت مى گيرد و در برخى كتاب هاى مربوط، اين دو اصطلاح فقط به عنوان شرح شغل آورده شده است. پس از اين كه اين مهم تهيه و تدوين شد بايد مورد تأييد سرپرستان و مديران كه ارتباط مستقيم با مشاغل دارند قرار گيرد.

روش هاى تجزيه و تحليل شغل

تجزيه و تحليل مشاغل به مدد روش هاى مختلفى صورت مى گيرد. انتخاب روش براساس دو عامل بايد صورت گيرد:

- اطلاعات مورد نياز سازمان در انجام تجزيه و تحليل شغل (ارزشيابى مشاغل، تعيين نيازهاى آموزشى، تعيين استعداد داخلى سازمان، تعيين برنامه هاى ايمنى و غيره)؛

- روشى كه براى سازمان خاصى امكان پذير و مناسب است.

عمومى ترين روش هاى تجزيه و تحليل شغل، مشاهده و مصاحبه و پرسشنامه و روش ثبت عملكرد روزانه مى باشد. تجزيه گران و تحليل گران مشاغل بايد با توجه به دو عامل فوق از روش هاى مذكور استفاده نمايند. قبل از اين كه شرح مختصرى راجع به هركدام از روش ها آورده شود لازم به تذكر است براى اين كه بتوان اطلاعات دقيقى در مورد ماهيت وظايف جمع آورى نمود، بهتر است كه در انجام اين مهم و به كارگيرى روشها از روال خاصى كه موسوم به فرمول تجزيه و تحليل شغل است پيروى شود. اين فرمول شامل سه سؤال كلى زير مى باشد، با بررسى دقيق آنها امر تجزيه و تحليل شغل به آسانى صورت مى گيرد:

چه كارى انجام مى گيرد؟

آنچه كه شاغل انجام مى دهد عبارت از واكنش هاى جسمى و يا فكرى است. از نظر جسمى شاغل ممكن است به حمل كردن، خرد كردن، كنار هم گذاشتن، نصب كردن، جدا كردن، خم كردن، تنظيم كردن و تميز كردن بپردازد. از نظر فكرى ممكن است شاغل به طرح ريزى، محاسبه، قضاوت، رهبرى و نظارت بپردازد. نحوه جمع آورى اطلاعات بايد به صورتى باشد كه واكنش هاى جسمى و فكرى كه شاغل انجام مى دهد مشخص گردد. اين سؤال كلى بايد از طريق سؤالات ريزترى دنبال شود.

چگونه كار انجام مى شود؟

نحوه انجام كار مربوط به روش هايى مى شود كه شاغل به كار مى برد. از نظر جسمى شامل استفاده از ماشين آلات، ابزار، وسايل، دستگاه هاى اندازه گيرى و امثال آنها مى گردد. از نظر فكرى شامل پيروى از روش ها، رويه ها، مقررات و قوانين، تبادل نظر و اخذ تصميم مى باشد.

چرا كار انجام مى گيرد؟

علت انجام كار توسط شاغل، هدف و منظور خود شغل است و معرف روابط موجود بين وظايف شغل و حدود شغل مى باشد. منظور از انجام كار ممكن است تبديل مواد از شكلى به شكل ديگر، حفظ شرايطى كه تحت آن ساير مشاغل بتواند انجام شود، كشف يا پيشگيرى از اشتباهات، ابداع روش هاى جديد يا بهبود روش هاى موجود باشد.

بنابراين در جمع آورى اطلاعات براى شناخت شغل و امر تجزيه و تحليل شغل در هر روشى بايد موارد زير مشخص گردد:

- چه كارى انجام مى شود (مشخصات و ويژگى هاى ضرورى شغل)؟

- چگونه شغل انجام مى شود (ترتيب انجام وظايف، روش ها و رويه ها، فرآيند انجام شغل و ابزارهاى مورد استفاده)؟

- هدف از انجام شغل و نتايج حاصل از آن چيست؟

در اين قسمت به شرح مختصرى از روش هاى تجزيه و تحليل شغل پرداخته مى شود:

  1. مصاحبه:

يكى از روش هاى انجام تجزيه و تحليل شغل مصاحبه مى باشد. به منظور جمع آورى اطلاعات از شغل و امر تجزيه و تحليل شغل معمولاً سه نوع مصاحبه مورد استفاده قرار مى گيرد:

- مصاحبه فردى كه از طريق آن با هركدام از شاغلين، مصاحبه شغلى صورت مى گيرد.

- مصاحبه گروهى كه باجمعى از شاغلين كه شغل مشابه را انجام مى دهند صورت مى گيرد.

- مصاحبه سرپرستى كه با يك يا چند سرپرست كه در مورد شغل خاصى اطلاعات كافى دارند انجام مى گردد.

مصاحبه گروهى، هنگامى مورد استفاده قرار مى گيرد كه تعداد زيادى كارمند يا كارگر شغل مشابه و يكسان را انجام مى دهند. اين روش، سريع و كم هزينه و قابل اعتماد مى باشد. همچنين سرپرست بلافصل افراد مى تواند در جلسه حضور داشته باشد. در غير اين صورت نظريات سرپرست در مورد وظايف و مسؤوليت هاى شغل بايد مورد بررسى قرار گيرد.

قبل از انجام مصاحبه، مصاحبه شونده بايد در مورد علت انجام آن، آگاهى لازم را كسب كند. در اين صورت، تمايل بيشترى در مورد انجام آن ايجاد مى شود. مصاحبه، عمومى ترين روش تعيين وظايف و مسؤوليت هاى يك شغل است و كاربرد وسيع آن، نشانه مزيت هاى زياد آن است. روش مصاحبه به كارشناسان فرصت مى دهد كه به تمام اطلاعات و رفتار مربوط به شغل پى ببرند، براى مثال فعاليت هايى كه فقط به طور اتفاقى صورت مى گيرد و يا وجود ارتباطات غيررسمى بين مديران كه در نمودار سازمانى ظاهر نمى شود، توسط كارشناسان با تجربه شناسايى و بررسى مى گردد. همچنين از طريق مصاحبه، فرصتى فراهم مى شود كه كارشناسان در مورد انجام تجزيه و تحليل شغل توضيحاتى را براى شاغل داشته باشند و مصاحبه شونده هم تمام فعاليت ها، رفتارها و مسائل موجود در شغل را بيان كند.

مسأله اصلى اين روش، تحريف اطلاعات به طور عمد يا توجيه اشتباه است، زيرا معمولاً تجزيه و تحليل شغل به منظور تغيير نرخ پرداخت شغل مى باشد. به همين دليل ممكن است كاركنان تمايل داشته باشند كه در مورد وظايف و مسؤوليت هاى خود اغراق گويى كنند و يا از كم اهميتى مشاغل ديگر صحبت نمايند. كارشناسان بايد پس از مصاحبه با شاغلين، اطلاعات كسب شده را با سرپرست بلافصل در ميان گذارند تا صحت و نادرستى آنها معلوم گردد. بنابراين دستيابى به اطلاعات معتبر يك فرآيند تدريجى و ساعى مى باشد.

براى اين كه امر مصاحبه بهتر و كامل تر صورت گيرد بايد به چند نكته مهم نظر داشت:

- در ابتدا كارشناس تجزيه و تحليل شغل به اتفاق سرپرست بايد افرادى را كه اطلاعات كافى در مورد مشاغل دارند و مى توانند وظايف و مسؤوليت هاى خود را به خوبى توضيح دهند، شناسايى كنند.

- كارشناس بايد جو مصاحبه را آن چنان دوستانه پى ريزى كند كه مصاحبه شونده در كمال آسودگى پاسخ دهد. براى اين مهم، لازم است مصاحبه را با مقدمه جذاب و جالب شروع كند و تذكرات اعتماد برانگيز را در آغاز مصاحبه به مصاحبه شونده ارائه نمايد و سعى ورزد مصاحبه را به طور صميمى و مؤدبانه به انجام رساند.

- كارشناس بايد فهرستى از سؤالات را براى خود تهيه كند به صورتى كه اطمينان يابد با دنبال كردن آنها مى تواند به هدف مصاحبه دست يابد. همچنين بايد به مصاحبه شونده براى بيان فعاليت ها و مسائل احتمالى شغل فرصت كافى داده شود، هرچند بيان آنها چندان ربطى با موضوع سؤالات نداشته باشد.

- هنگامى كه وظايف با يك روش و ترتيب منظم انجام نمى گيرد -براى مثال شاغل وظايف يكسانى را در طول زمان تكرار نمى كند- كارشناس بايد از شاغل بخواهد كه وظايف را به ترتيب اهميت و تكرار وقوع فهرست نمايد. اين باعث مى شود وظايف مهمى كه تكرار نمى گردد، مورد چشم پوشى قرار نگيرد.

- پس از اتمام مصاحبه بايد به بازبينى و مميزى اطلاعات پرداخته شود. اين مهم به وسيله مطرح كردن اطلاعات با سرپرستان بلافصل شاغلين صورت مى گيرد.

  1. روش پرسشنامه:

روش ديگر، جمع آورى اطلاعات شغلى پرسشنامه مى باشد. در اين روش، كارشناس تجزيه و تحليل مشاغل، پرسشنامه اى با توجه به ماهيت مشاغل، تهيه و براى كاركنان ارسال مى نمايد. كاركنان موظف هستند با توجه به سؤالات، ضمن معرفى شغل به اختصار شرحى از وظايف، مسؤوليت ها و چگونگى انجام شغل و هدف از انجام آن را يادداشت نمايند. اين نوع جمع آورى اطلاعات تقريباً سريع و كاربرد آن به صرفه است.

پرسشنامه مى تواند داراى ساختار و يك سلسله سؤالات ريز و دقيق باشد و شاغل موظف باشد به طور كامل به آنها جواب بدهد. همچنين پرسشنامه مى تواند خيلى باز و داراى يك سلسله سؤالات كلى باشد و شاغل به شرح وظايف اصلى بپردازد. در عمل بهتر است پرسشنامه بين اين دوحد قرار گيرد، يعنى يك پرسشنامه مناسب، شامل چند سؤال باز و كلى و نيز چند سؤال دقيق و داراى ساختار مى باشد.

گاهى اوقات، شاغلين به اغراق گويى و پراهميت جلوه دادن مسؤوليت ها و وظايف مى پردازند. صحت و سقم اطلاعات درج شده و رفع موارد مشكوك بايد از طريق مصاحبه با سرپرست بلافصل يا از طريق روش هاى ديگر مانند مصاحبه و مشاهده صورت گيرد.

  1. روش مشاهده:

در اين روش، كارشناس تجزيه و تحليل مشاغل معمولاً مراحل انجام كار و چگونگى آن را مورد مشاهده و بازديد قرار مى دهد و موارد را ثبت مى كند، يعنى كارشناس با حضور در محل كار و مشاهده چگونگى انجام مشاغل، خود به تكميل پرسشنامه و يا ثبت جزئيات شغل مبادرت مى ورزد. اين روش معمولاً در مواردى به كار مى رود كه به مهارت هاى دستى براى انجام وظايف نياز است، اما صرف مشاهده براى انجام تجزيه و تحليل شغل كافى نيست به ويژه اگر مهارت هاى فكرى در شغل نقش بارزى داشته باشند. همچنين مشاهده، هزينه هاى زيادى در بر دارد و به كُندى صورت مى گيرد، لكن برطرف كننده شك و ترديدهايى است كه احتمالاً در روش هاى ديگر پيش مى آيد.

  1. روش ثبت عملكرد روزانه شاغل :

براساس اين روش از كاركنان خواسته مى شود كه روزانه فعاليت هايى كه انجام مى دهند در دفتر مخصوص يادداشت كنند. درواقع هر فعاليتى كه شاغل در يك روز كارى انجام مى دهد، با قيد زمان انجام آن، فهرست مى كند. بدين طريق، تصوير جامعى از شغل براى كارشناس تأمين مى شود.

معمولاً كارشناسان براى اخذ اطلاعات كامل و دقيق، از تركيبى از روش ها استفاده مى كنند.

طراحى شغل

اصطلاح طراحى شغل به روش تركيب وظايف براى انجام و تكميل مشاغل سازمان اطلاق مى گردد. در سازمان ها مشاهده مى شود كه بعضى از مشاغل شامل وظايف جارى، عادى و روزمره بوده و كاملاً استاندارد شده و تكرارى مى باشند. برعكس بعضى مشاغل غيرروزمره بوده و احتياج به مهارت هاى متنوع دارند. همچنين قلمرو بعضى مشاغل محدود مى باشد و انجام آنها به پيروى دقيق از روش هاى كارى معين نياز دارد. برعكس در بعضى مشاغل شاغلين به آزادى عمل بيشترى نياز دارند. بنابراين مشاغل در روشى كه وظايف آن تركيب شده اند با يكديگر متفاوت هستند و اين تركيب هاى متفاوت، تنوعى از طراحى شغل را ايجاد مى كند.

روش طراحى مشاغل، تأثير مهمى روى سازمان و نيروى انسانى دارد. مشاغلى كه به طور ضعيف طراحى شده اند، اغلب به خستگى و ملالت و عواقب بعدى آن مانند نقل و انتقال در شغل، كاهش انگيزه و رضايت، كاهش بهره ورى و افزايش هزينه ها منجر مى شود. بسيارى از اين نتايج منفى را مى توان با طراحى مناسب مشاغل به حداقل رساند. طراحى مناسب مشاغل به دنبال درنظر گرفتن و ادغام اجزاى مهم شغل و مشخصات فردى شاغل است به طورى كه در انجام مشاغل، نيازها و اهداف فردى و سازمانى مورد توجه قرار گيرد.

امروزه يكى از دغدغه هاى مهم مديران بهبود سطح انگيزه و رضايت شغلى و در عين حال افزايش بهره ورى سازمان مى باشد. نيروى كار، خواهان آموزش بيشتر است و انتظار دارد علاوه بر تأمين نيازهاى مالى خود، ساير نيازهاى خود را جوابگو باشد، مانند نياز به كسب موفقيت، رشد، مطرح شدن و خوديابى؛ به عبارت ديگر، مسأله مهم براى مديران افزايش بهره ورى نيروى كار از طريق گشودن توانايى هاى بالقوه نيروى كار و مشاركت در مشاغل غنى مى باشد. اين مهم تا حد زيادى از طريق طراحى مناسب مشاغل حاصل مى گردد.

روش هاى طراحى شغل

در طراحى مشاغل از چهار روش استفاده مى شود:

  1. تخصصى كردن شغل :

در نيمه اول اين قرن، طراحى مشاغل با استفاده از نظريات آدام اسميت و فردريك تيلور در اصل تقسيم كار به تخصصى كردن دقيق شغل، سوق داده مى شد. مشاغل يك سازمان تا آن جا كه ممكن بود ساده و ريز مى گرديد. ساده سازى، مستلزم آن است كه مشاغل به كوچك ترين واحدها و وظايف ممكن تقسيم گردد. هر يك از اين واحدها و اجزا به عنوان يك شغل براى يك شخص درنظر گرفته مى شد.

تخصصى كردن و ساده سازى دو مزيت دارد: اول آن كه چون انجام مشاغل مذكور به آموزش و سطح معلومات كمى نياز دارد به وسيله كارگران معمولى و غير ماهر بدون صرف هزينه زياد انجام مى گردد. دوم اين كه سرعت انجام مشاغل را افزايش مى دهد، زيرا هر كارگر يك جزء كوچك از يك شغل بزرگ را انجام مى دهد و نسبت به آن، مهارت كافى را كسب مى كند و با سرعت بيشترى انجام مى دهد. اين شيوه به طور كلى براى مشاغل تكرارى و ساده در خط توليد مناسب است.

جنبه هاى منفى اين روش عبارتند از ايجاد خستگى و ملالت، فرسوده شدن، بيگانگى و بيزارى، فقدان انگيزه و كاهش ميزان رضايت شغلى كه خود به كاهش بهره ورى و افزايش هزينه ها منجر مى گردد.

  1. چرخش شغل :

يكى از اولين كوشش ها در دور شدن از ساده سازى و جلوگيرى از آثار منفى آن، شناسايى چرخش شغل بود. براساس اين روش به كاركنان اجازه داده مى شود كه به طور دوره اى مشاغل خود را تعويض كنند تا از اين طريق از فرسوده شدن و خستگى و ملالت جلوگيرى شود، براى مثال يك كارگر خط مونتاژ اتومبيل ممكن است هشت هفته برروى نصب گلگير ماشين و هشت هفته بعدى را روى نصب صندلى هاى ماشين مشغول باشد. از نظر تئورى، اين روش به كاهش خستگى و ملالت و كسب تجربه و آشنايى با پيچيدگى هاى كل كار و روابط بين فعاليت ها منجر مى گردد. همچنين سازمان هاى بزرگ براى بهبود توانايى هاى مديريتى افراد از چرخش شغل استفاده مى كنند. اين مهم از طريق حركت مديران در پست هاى ستادى و اجرايى و كسب تجربه حاصل مى گردد.

مديران بايد توجه داشته باشند كه چرخش شغل براى سازمان بدون مسأله نيست: هزينه هاى آموزش را افزايش مى دهد، كارآيى افراد به سبب پرداختن به مشاغل مختلف كاهش مى يابد و حداقل در كوتاه مدت به كارگيرى وسيع آن در سازمان هزينه هايى را در بر دارد.

  1. گسترش افقى شغل :

روش گسترش افقى شغل در طراحى به گسترش قلمرو شغل از طريق افزايش وظايف و عمليات مختلف منجر مى گردد. درواقع براساس اين روش به متنوع ساختن وظايف پرداخته مى شود و شاغل به جاى انجام يك جزء كوچك از شغل، كل كار را انجام مى دهد.

اين روش تا حدى به كاهش خستگى و گسترش مسؤوليت و قلمرو شغل و افزايش سطح رضايت منجر مى گردد. اما در اين روش كوشش ها كمتر با جديت دنبال شده است، زيرا نتايج جالبى به دنبال نداشته است، براى مثال، كارگرى كه قبلاً يك شغل كوچك و كم اهميت را انجام مى داده، درنتيجه بازبينى و طراحى شغل براساس اين روش، بيان مى كند كه فعلاً دو يا سه شغل كوچك و بى اهميت را انجام مى دهد. درواقع روش گسترش افقى شغل به دليل عدم تخصص گرايى بالا مورد حمايت قرار گرفته است، اما چالش ها و معناى كمى براى فعاليت هاى يك شاغل فراهم مى كند.

  1. غنى سازى و توسعه عمودى شغل :

غنى سازى و توسعه عمودى شغل يك روش مهم طراحى مشاغل مى باشد و از طريق آن، محتواى شغل افزايش پيدا مى كند. غنى سازى شغل، ميزان كنترل، آزادى، استقلال و مسؤوليت انجام فعاليت هاى شغل را براى شاغل افزايش مى دهد. درواقع غنى سازى شغل به ايجاد تغييرات اساسى در محتوا و سطح مسؤوليت يك شغل منجر مى شود به طورى كه دغدغه بيشترى براى شاغل ايجاد مى كند و به شاغل، براى دستيابى به موفقيت و شناسايى و رشدِ شخصى خود فرصتى مى دهد، اگر چه تمام كوشش هاى طراحان مشاغل از اين طريق به نتيجه نرسيده، اما بسيارى سازمان ها با اين روش توانسته اند موجبات بهبود عملكرد، رضايت كاركنان سازمان و افزايش بهره ورى را فراهم نمايند.

آقاى فردريك هرزبرگ كه شديداً از اين روش حمايت كرده بيان مى دارد كه كوشش هاى غنى سازى شغل بايد براساس اصول زير باشد:

- افزايش تقاضاهاى شغلى: توسعه شغل به طورى كه منجر به افزايش دشوارى، صعوبت و مسؤوليت شغلى گردد.

- افزايش ميزان جوابگويى شاغل: اجازه دهيد افراد، كنترل، اختيار و مسؤوليت بيشترى بر كارشان داشته باشند.

- تأمين آزادى به منظور برنامه ريزى شغلى: اجازه دهيد افراد برنامه ريزى كارى خود را در محدوده اى معين به عهده داشته باشند.

- ارائه بازخورد: در فواصل زمانى معين در مورد عملكرد افراد بايد ارائه بازخورد و گزارش كار به طور مستقيم صورت گيرد.

- ايجاد شرايط و فرصت يادگيرى و آموزش: فرصت كسب تجربه هاى جديد و رشد شخصى افراد بايد فراهم گردد.

براساس تحقيقات انجام شده اگر كوشش هاى فوق به طور كامل براى غنى سازى و توسعه عمودى مشاغل صورت گيرد مى توان به نتايج جالبى در افزايش بهره ورى دست يافت. البته درخور يادآورى است كه ويژگى هاى شغل و توانايى هاى شاغل در روش طراحى شغل مؤثراست.

تأثير تكنولوژى روى طراحى شغل

پيشرفت تكنولوژى برروى چگونگى انجام مشاغل و ماهيت آنها تأثير گذاشته است، براى مثال، تكنولوژى توليد انبوه به ساده سازى شغل مى انجامد و از سطح محتوا و دشوارى وظايفى كه يك شخص انجام مى دهد مى كاهد و احتمالاً خستگى و كاهش رضايت شغلى را در پى دارد، اما تكنولوژى هاى جديد بيشتر به غنى سازى شغلى منجر گرديده است. تحقيقات نشان مى دهد معرفى سيستم هاى توليد جديد كامپيوترى سه نتيجه درخور توجه داشته است: اول آن كه فرصت هاى بيشترى را براى كسب يادگيرى و مهارت هاى فكرى و ادراكى فراهم كرده است؛ دوم اين كه، باعث افزايش مسؤوليت فردى در برابر نتايج شده؛ سوم، وابستگى بين افراد سازمان بيشتر شده و باعث افزايش تعاملات اجتماعى و توسعه تيم هاى كارى و مهارت هاى ارتباطاتى شده است.

بنابراين، يافته ها در مورد تكنولوژى جديد و اثر آن در مشاغل بيان مى دارد كه باعث غنى سازى شغل و درگير شدن استعدادهاى بيشتر كاركنان در كار و نه ساده سازى شغل شده است

 

 

  • مطالب مرتبط
  • برنامه ریزی راهبردی و مديريت منابع انساني از خانمها صونا احمدی و حدیث جاوید
  • نویسنده : بازدید : 4 تاريخ : دوشنبه 8 خرداد 1396 ساعت: 12:36
    برچسب‌ها :